Beglaubigungen

Wenn Dokumente eines Staates von ausländischen Behörden benötigt werden, ist es international üblich, dass diese beglaubigt werden müssen, da die ausländische Behörde nicht entscheiden kann, ob die vorgelegten Dokumente echt oder gültig sind. Philippinische Dokumente müssen im allgemeinen zunächst vom Department of Foreign Affaira (DFA, philippinisches Außenministerium) und dann von der ausländischen Botschaft auf den Philippinen beglaubigt werden. Die Beglaubigung ist also, vereinfacht ausgedrückt, eine Bestätigung der Echtheit des Dokuments. Dies entspricht international üblichen Vorgangsweisen.

Beispiel: Ein österreichisches Magistrat benötigt die Geburtsurkunde einer philippinischen Person. Die Geburtsurkunde von auf den Philippinen vom NSO (National Statistics Office) ausgestellt. Die philippinische Person lässt diese dann vom philippinischen DFA beglaubigen. Danach lässt sie die Geburtsurkunde von der österreichischen Botschaft Manila beglaubigen, was diese aufgrund der Beglaubigung durch das DFA standardisiert machen kann. Danach kann das österreichische Magistrat der Geburtsurkunde vertrauen, da die österreichische Botschaft Manila bestätigt hat, dass es sich um eine echte philippinische Geburtsurkunde handelt.

Bemerkung: Die deutsche Botschaft führt in der Regel eine aufwändige Urkundenprüfung durch, bevor sie Dokumente einer Person beglaubigt.

Beglaubigung (DFA)

Das DFA beglaubigt zahlreiche philippinische Dokumente, die von ausländischen Behörden benötigt werden. Diese Beglaubigung wird auf den Philippinen als "Authentication" oder "Red Ribbon" bezeichnet, weil dabei ein rotes Band auf dem Dokument befestigt wird.

Wo? Beglaubigungen werden aktuell (2015) nur in Manila von der Hauptstelle des DFA sowie in den Dienststellen in der SM Megamall, Ali Mall, SM Manila und Metro Gaisano Alabang . Bei anderen Dienststellen des DFA und in anderen philippinischen Städten ist eine Beglaubigung derzeit nicht möglich.

Wie? Das Dokument muss persönlich beim DFA abgegeben und abgeholt werden. Zuschicken per Post ist nicht möglich. Allerdings kann auch eine andere Person das Dokument zum DFA bringen und abholen.

Kosten und Dauer? Für 100 Pesos kann das beglaubigte Dokument nach 4 Werktagen abgeholt werden, für 200 Pesos bereits nach einem Tag .

Wenn man nicht in Manila wohnt, ist die Beglaubigung in Manila natürlich ein großes Hindernis. Daher gibt es zwei alternative Möglichkeiten, wenn man nicht selbst persönlich nach Manila reisen möchte.

Alternative 1: Daher gibt es in allen philippinischen Städten Reisebüros und Agenturen, welche gegen eine Gebühr Beglaubigungen beim DFA in Manila erledigen (man beachte Schilder wie "Red Ribbon" oder "Authentication" bei Reisebüros). Teilweise besorgen diese Agenturen sogar selbstständig die notwendigen Dokumente vom NSO oder anderen Stellen, sodass man diese Behördenwege auch nicht selbst erledigen muss. Man beachte, dass diese Agenturen teils mehrere Wochen benötigen, das ist daher nur empfehlenswert, wenn man genügend Zeit hat.

Alternative 2: Man kann eine andere Person (z.B. Verwandte) beauftragen, das Dokument zum DFA und bringen und abzuholen. Man beachte, dass dazu seit 2016 eine notarielle Vollmacht sowie Ausweiskopien von beiden beteiligten Personen notwendig sind .

Beglaubigung (Österreichische Botschaft Manila)

Die österreichische Botschaft Manila beglaubigt benötigte philippinische Dokumente. Man beachte, dass dies mehrere Wochen dauert.

Antragstellung: Zur Beglaubigung sind folgende Dokumente abzugeben:

• Originales Dokument mit DFA Authentication (Red Ribbon)
• Deutsche Übersetzung des Dokuments durch einen zertifizierten Übersetzer. Die österreichische Botschaft hat allerdings keine akkreditierten Übersetzer auf den Philippinen. Es empfiehlt sich, akkteditierte Übersetzer der deutschen Botschaft Manila oder schweizer Botschaft Manila zu verwenden. Ob andere Übersetzer ebenfalls problemlos akzeptiert werden oder ob man mit einer willkürlichen Zurückweisung rechnen muss, ist nicht bekannt und wird nicht zufriedenstellend beantwortet.
• 40 Euro, zahlbar bei Antragstellung in philippinischen Pesos zu einem aktuellen Umrechnungskurs.
• 2-3 Kopien des Originales Dokuments und der Übersetzung (offiziell werden 2 genannt, bei Antragstellung werden aber teilweise 3 verlangt).

Ablauf: Das Dokument muss persönlich bei der österreichischen Botschaft Manila abgegeben und abgeholt werden.

• Abgeben und Abholen durch eine Vertretungsperson ist möglich. Dazu muss man derjenigen Person eine formlose Vollmacht schreiben.
• Für Beglaubigungen wird unbedingt ein Termin benötigt, den man auf der Website der österreichischen Botschaft Manila reservieren muss . Man beachte, dass Termine oft für 1-2 Wochen ausgebucht sind.
• Laut Aussagen von Botschaftsmitarbeitern ist "mit bis zu 5 Wochen" zu rechnen, bis die Beglaubigung fertig ist, genauere Angaben werden nicht gemacht.
• Der Antragsteller wird per E-Mail informiert, wenn das Dokument beglaubigt ist und wieder abgeholt werden kann.